Безналичные траты россиян впервые превысили наличные в конце 2019 года. Картами пользуются не только физические лица, но и компании. С помощью корпоративных банковских карт сотрудники оплачивают онлайн и офлайн покупки. Выпустить корпоративную карту могут и некоммерческие организации. Сделать это несложно, главное – правильно отчитываться по расходам. Как НКО подготовить документы для бухгалтерии по корпоративной карте, узнала журналист «Теплицы» Екатерина Ульянова.
Выпускает корпоративную карту банк, в котором у организации уже есть расчетный счет или в планах его открыть под карту. Корпоративные карты именные, пользоваться ими может только держатель. Но к одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который необходимо перевести деньги с расчетного счета организации.
Специалист по бухгалтерскому учету НКО ассоциации «Юристы за гражданское общество» Ирина Кащеева объясняет, что деньги на карте принадлежат организации и находятся в ее распоряжении. Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой потребности организации: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы.
Главное – сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.
Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:
- покупка товаров в личных целях;
- выплата заработной платы;
- социальные выплаты (больничные, пособия).
Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266‑П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный.
Сотруднику следует:
- составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме N АО‑1;
- приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ (контрольно-кассовой машины), накладные, акты;
- сдать отчет в бухгалтерию и получить расписку о получении (отрезную часть формы N АО‑1).
После того как руководитель организации утвердил авансовый отчет, организация принимает на учет товары, работы или услуги, оплаченные сотрудником. Бухгалтер оформляет проводку в бухгалтерском учете.
Также организация вправе разработать собственную форму отчета держателя корпоративной карты (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета.
Сотрудник должен представить отчет в бухгалтерию организации в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт. Не потраченные наличные средства нужно вернуть в организацию – бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере. Подробнее о том, как вести бухгалтерский учет покорпоративной карте, можно узнать здесь.
Корпоративная карта пригодится НКО при покупке программного обеспечения. В программе TeploDigital организация может приобрести доступ к скидке на продукт, а остаток стоимости продукта оплатить его держателю уже корпоративной картой. Как это работает на примере сервиса видеосвязи Zoom. В TeploDigital организация может приобрести доступ к скидке 50% на сам тарифный план Zoom и дополнения к нему, например, для проведения вебинаров. После приобретения доступа к скидке организация оплачивает остаток стоимости уже через сайт Zoom. Оплата на сайте производится картой.
Читать дальше на Теплице социальных технологий
