Какие обязательные документы должны быть в НКО? Вопрос сложный, единого ответа нет, но наши коллеги подготовили перечень, на который можно ориентироваться.
Наличие, а соответственно и хранение разных документов в некоммерческой организации – это вопрос делопроизводства. Делопроизводство – это процесс по работе с документами, начиная от этапа создания документа и заканчивая его хранением, в том числе передачей в архив. При этом процесс движения документов (документооборот) всегда можно регламентировать, т.е. определять порядок работы с документами, сроки, этапы согласования и пр. с помощью регламентов, инструкций и соответствующих внутренних положений организации.
Но какие обязательные документы должны быть в НКО? Какие существуют документопотоки, и как они влияют на объем документов?
Единого подхода к ответу на данный вопрос нет. Надо признать, что универсальной инструкции или универсального перечня не существует, т.к. процессы, из которых складывается деятельность НКО, весьма разнообразны и каждому процессу соответствуют свой документооборот и свои документы.
В статье будет рассмотрено, какие переменные определяют требования к документам в НКО, и какой подход можно использовать при составлении чек-листа обязательных документов.
Итак, о каких общих для всех НКО процессах идет речь:
– бухгалтерский учет (первичные учетные документы, отчеты, справки и т.д.);
– кадровый учет (личные дела, трудовые договоры, приказы по личному составу и т.д.);
– документационное обеспечение управления НКО (протоколы заседаний коллегиальных органов управления, решения и пр.);
– внутренняя организационно-распорядительная документация (управленческие документы – например, приказы руководителя организации, внутренние локальные акты);
– организация процесса договорной работы (разные виды договоров и сопутствующие документы, например, согласия на обработку персональных данных);
– работа с потоками документов (входящие и исходящие письма);
– и так далее.
Помимо общих для всех НКО процессов, влияющих на документооборот, можно выделить иные факторы, влияющие на объем документов в организации:
- Организационно-правовая форма НКО (автономная некоммерческая организация, общественная организация, благотворительный фонд и т.д.). Например, ассоциации и союзы, а также общественные организации являются корпоративными НКО, где есть члены, а это в свою очередь требует дополнительного документационного обеспечения: положения о членстве, заявлений членов, реестр членов и пр.
- Особенности структуры органов управления. В данном случае важно знать свой устав, так как именно в нем закреплена структура управления каждой НКО: какие существуют органы управления, с какой компетенций, как часто созываются заседания и пр. Решения соответствующих органов оформляется протоколами и решениями. Например, если в уставе упоминается попечительский или наблюдательный совет, значит должны быть протоколы заседаний данного органа. Если у вас есть ревизор или ревизионная комиссия – не забывайте, что должны быть соответствующие решения данного контрольного органа.
- Источники финансирования. Разнообразие источников финансирования в НКО влечет за собой и разнообразие документов.Так, бюджетные средства (гранты, субсидии), а также гранты от частных фондов требуют соответствующей финансовой и содержательной отчетности, документов, подтверждающих целевое использование денежных средств.
- Характер деятельности (направления работы и фактические виды деятельности) также является дополнительной надстройкой, влияющей на объем документов в НКО. Например, если ваша организация благотворительная – включаются требования Федерального закона от 11.08.1995 N 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)» – необходимо иметь благотворительную программу, правильно оформлять поступления и расходования благотворительных средств, сдавать дополнительную отчетность.
- Наличие у НКО специального статуса. Разные статусы накладывают на организацию свои требования. Например, при наличии образовательной лицензии и реализации образовательных программ законодательство требует ведения определенного делопроизводства (приказы по учебному процессу, ведомости, оформление расписаний и пр.). Другой пример – статус поставщика социальных услуг, который также влечет за собой необходимость соблюдения порядка оформления оказания социальных услуг.
- Внутренние регламенты, инструкции и положения. Дополнительные требования к своим документам НКО может установить самостоятельно на уровне внутренних документов. Например, это могут быть дополнительные документы по закупочной или благотворительной деятельности (предварительное одобрение или согласование сделок, проверка заявок на оказание благотворительной помощи и т.д.).
Основные возможные переменные мы обозначили. Остается вопрос – что можно взять за основу при формировании чек-листа обязательных документов в НКО? Одним из универсальных перечней документов можно считать список документов, которые запрашивают органы Минюста России при проведении плановых контрольно-надзорных мероприятий (проверок).
Административным регламентом, утвержденным приказом Минюста России от 30.12.2021 N 274, установлен исчерпывающий перечень документов и информации, которые могут быть запрошены в ходе проверки у проверяемой НКО. Всего регламент включает в себя 46 пунктов, 17 пунктов из которых относятся исключительно к религиозным организациям (в данной статье не рассматриваются), а оставшиеся пункты условно можно поделить на два блока: организационно-правовые документы и документы, относящиеся к финансовой деятельности.
Организационно-правовые документы и сведения:
- документы, подтверждающие местонахождение НКО (копии правоустанавливающих документов на помещение);
- решения высшего органа управления некоммерческой организации (протоколы, выписки из протоколов, решения об утверждении благотворительных программ, справки и другие);
- решения постоянно действующего руководящего органа, распорядительные документы других органов управления, в том числе по утверждению финансового плана (сметы), по утверждению добровольных, вступительных и иных взносов, по утверждению численного состава работников, размеров оплаты их труда, по использованию имущества, по использованию безвозмездного труда граждан;
- решения контрольно-ревизионного органа некоммерческой организации, включая акты проверок (при наличии указанного органа в структуре некоммерческой организации);
- сведения о программах некоммерческой организации, решения об их утверждении и сведения об их реализации;
- сведения о публичных и иных мероприятиях, проведенных некоммерческой организацией (периодичность, форма проведения, место и дата проведения, содержание мероприятий и прочее);
- документы, подтверждающие участие в конкурсах на получение отечественных и зарубежных грантов;
- содержательные отчеты по грантам;
- содержательные отчеты об использовании финансовых средств согласно целям, указанным в договорах пожертвований в соответствии с пунктом 3 статьи 582 Гражданского кодекса Российской Федерации;
- сведения о членах (участниках) некоммерческой организации с указанием даты рождения и гражданства (копии заявлений о вступлении в члены (участники) некоммерческой организации, решений уполномоченных органов некоммерческой организации об их приеме или исключении, реестр членов (участников) некоммерческой организации);
- сведения о структурных подразделениях с указанием их полного наименования, местонахождения, фамилии, имени, отчества (при наличии) их руководителей, контактных телефонов (при наличии);
- копии штатных расписаний некоммерческой организации;
- документы по использованию некоммерческой организацией труда добровольцев, волонтеров;
- документы по сайту некоммерческой организации;
- переписка некоммерческой организации с физическими и юридическими лицами по вопросам осуществления деятельности, направленной на достижение уставных целей;
- печатные издания, печатная продукция, а также иные агитационные материалы, образцы сувенирной продукции, наград, грамот и прочее;
- документы, подтверждающие участие в выборах и референдумах в качестве избирательного объединения (при наличии);
- публикации в средствах массовой информации, в том числе в сети «Интернет» (при наличии);
- документы, подтверждающие деятельность по выполнению уставных целей, в том числе о приносящей доход деятельности, учреждении некоммерческих и коммерческих организаций, средств массовой информации, об участии в деятельности иных юридических лиц;
- сведения о ежегодном опубликовании отчета о деятельности некоммерческой организации;
- материалы по выпуску периодических изданий;
- копии правоустанавливающих документов на используемые в деятельности НКО помещения, здания, земельные участки и прочее.
Документы и информация, относящиеся к финансовой деятельности:
- сведения об источниках формирования денежных средств и иного имущества, наличии иностранных источников финансирования;
- информация о пожертвованиях, полученных и направленных НКО юридическим и физическим лицам;
- информация о пожертвованиях, полученных и направленных НКО политическим партиям, их региональным отделениям, а также в избирательные фонды, фонды референдума;
- сведения о членских взносах и иных имущественных взносах (при наличии);
- бухгалтерско-финансовые документы, которые не могут быть получены в порядке межведомственного информационного взаимодействия, а именно:
– копии планов счетов бухгалтерского учета, учетной политики для целей бухгалтерского учета и налогообложения;
– утвержденные сметы доходов и расходов, финансовый план;
– оборотно-сальдовые ведомости по счетам некоммерческих организаций;
– карточки (анализ) счетов главной книги;
– кассовые документы (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты);
– заключенные договоры и документы об их исполнении – приходные накладные и накладные на отпуск товаров, работ и услуг, акты приема-передачи товара, счета-фактуры, акты (в случае применения некоммерческой организацией упрощенной системы налогообложения представляется книга учета доходов и расходов).
Таким образом, исходя из приведенного перечня, мы можем определить для себя ориентир в формировании перечня обязательных документов в НКО. Необходимо отметить, что предметом государственного контроля и надзора со стороны органов Минюста России является соответствие деятельности некоммерческих организаций, в том числе по расходованию денежных средств и использованию иного имущества, целям, предусмотренным их учредительными документами, и законодательству Российской Федерации.
Безусловно, данный перечень не охватывает документы, необходимые в НКО в силу специфических статусов и норм отраслевого законодательства, которое не подпадает под контроль со стороны Минюста России. Важно помнить, что в силу отдельных нормативно-правовых актов наряду с вышеприведенным перечнем необходимо обеспечить наличие в организации и иных документов. В частности, речь идет о тех сферах, которые касаются организаций всех видов и форм собственности: кадровое делопроизводство, соблюдение требований охраны труда, противопожарных и иных требований безопасности, работа с персональными данными и организация воинского учета.
Подробнее о работе с обязательными документами в НКО можно узнать на курсе Кухни НКО «Финансовая грамотность для НКО» и на образовательной программе повышения квалификации «Проверка Минюста: правовой аудит в НКО и прохождение контрольно-надзорного мероприятия», которая проходит на базе Факультета НКО – структурного образовательного подразделения АНО «Третий сектор».
Материал подготовлен в рамках проекта БФ «Добрый город Петербург», реализуемого с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.
Источник: НКО Кухня
